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Tickets mit KI- Telefonie Integration

Dieser Überblick zeigt Schritt für Schritt, wie ein Ticket vollständig automatisiert und effizient bearbeitet wird – von der ersten Kundenanfrage über KI-gestützte Telefonie bis hin zur Rechnungsstellung und transparenten Kundeninformation. Im Mittelpunkt steht die nahtlose Integration der KI-Telefonie in jeden Prozessschritt, um Abläufe zu beschleunigen, Mitarbeitende spürbar zu entlasten und die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu steigern.

Detaillierter Ticket-Ablauf mit KI-Telefonie

Der gesamte Prozess lässt sich in folgende Schritte unterteilen, wobei die KI-Telefonie eine zentrale Rolle spielt:

1. Anrufannahme durch KI-Telefonie

Anruf kommt rein: Der Kunde ruft an.

KI-gestützte Interaktion: Die KI-Telefonie nimmt den Anruf entgegen und identifiziert das Anliegen des Kunden durch Spracherkennung und -analyse.

Erfassung relevanter Informationen: Die KI-Telefonie erfasst alle relevanten Informationen zum Problem des Kunden.

2. Ticket-Erstellung und Information des Mitarbeiters

Ticket-Erstellung: Die SuccessX Software erstellt automatisch ein neues Ticket mit den von der KI-Telefonie erfassten Informationen.

Mitarbeiter-Information: Der zuständige Mitarbeiter wird über das Ticket Dashboard auf seinem Bildschirm im Büro informiert.

3. Ticketprüfung und Weiterleitung

Ticket-Prüfung: Der Mitarbeiter prüft die im Ticket enthaltenen Informationen.

Entscheidung über Weiterbearbeitung:

Digitales Produkt z.B. Mähroboter/Software: Das Ticket wird intern an den zuständigen Mitarbeiter für digitale Produkte weitergeleitet.

Manuelles Problem: Ein Techniker wird beauftragt, das Problem vor Ort zu lösen oder das Gerät abzuholen.

4. Planung und Terminvereinbarung

Planung in SuccessX: Die Planung des Einsatzes (Abholung oder Vor-Ort-Termin) erfolgt in SuccessX.

Terminvereinbarung durch KI-Telefonie: Die KI-Telefonie teilt dem Kunden den vereinbarten Abhol- oder Vor-Ort-Termin mit.

Nicht erreicht, erneut anrufen: Sollte der Kunde nicht erreichbar sein, wird die KI-Telefonie den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt erneut anrufen.

5. Servicedurchführung und Zeiterfassung

Service-Durchführung: Der Techniker löst das Problem vor Ort oder in der Werkstatt.

Nutzung von Apps: Der Service wird mittels Smartphone-App oder Inhouse-Tablet-App in einem oder mehreren Schritten durchgeführt.

Automatische Zeiterfassung: Die Zeiterfassung erfolgt automatisch über die App.

Mehrere Techniker: Mehrere Techniker können an einem Ticket arbeiten und ihre Zeiten und Aktivitäten protokollieren.

6. Reparatur und Status-Update

Fehlerbehebung: Bei digitalen Produkten kann die Fehlerbehebung in mehreren Schritten auf dem Tablet erfolgen.

Statuswechsel: Über den Statuswechsel des Tickets kann der Kunde informiert werden.

7. Rechnungsstellung und Kundeninformation

Rechnungserstellung: Nach erfolgreicher Reparatur werden die Aufwendungen zu einer Rechnung zusammengefasst.

Kundeninformation durch KI-Telefonie: Die KI-Telefonie informiert den Kunden, dass er sein Gerät abholen kann oder es an einem vereinbarten Termin ausgeliefert wird.

Wartungsvertrag: Kunden mit Wartungsvertrag erhalten eine Erfassung der Kosten, aber keine separate Rechnung.

8. Kontinuierliche Kundenkommunikation durch KI-Telefonie

Statusabfrage: Zu jedem Zeitpunkt kann der Kunde per KI-Telefonie nachfragen und erhält den aktuellen Stand und einen voraussichtlichen Erledigungstermin.

Vorteile der KI-Telefonie-Integration

Die Integration der KI-Telefonie in den Ticket-Ablauf bietet zahlreiche Vorteile:

  • Entlastung der Mitarbeiter: Die KI-Telefonie übernimmt Routineaufgaben wie Anrufannahme, Datenerfassung und Terminvereinbarung, wodurch sich die Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
  • Steigerung der Motivation: Durch die Entlastung von Routineaufgaben steigt die Motivation der Mitarbeiter.
  • Erhöhung der Transparenz: Der Kunde ist jederzeit über den Status seines Tickets informiert.
  • Effizienzsteigerung: Der gesamte Ticket-Ablauf wird durch die Automatisierung beschleunigt.
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Durch die schnelle und transparente Kommunikation wird die Kundenzufriedenheit erhöht.

Zusammenfassung

Die Integration der KI-Telefonie in den Ticket-Ablauf ermöglicht eine effizientere, transparentere und kundenfreundlichere Serviceabwicklung. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben werden Mitarbeiter entlastet und die Kundenzufriedenheit gesteigert. Die kontinuierliche Kommunikation durch die KI-Telefonie sorgt für Transparenz und Vertrauen.